1. Địa chỉ trụ sở phải được xác định rõ ràng, cụ thể

Doanh nghiệp là một tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật. Theo đó, trụ sở là một thành phần bắt buộc của mọi doanh nghiệp, một khi đã thành lập doanh nghiệp thì phải có địa chỉ trụ sở để giao dịch.

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025):

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Quy định này cho phép doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn trụ sở là nhà riêng, văn phòng cho thuê, văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng tích hợp, giúp tiết kiệm chi phí trong giai đoạn khởi sự. Tuy nhiên, địa chỉ trụ sở cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác và ổn định, nhằm tránh việc phải điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh, hóa đơn hoặc phát sinh rủi ro trong quá trình kiểm tra thuế.

2. Không được đặt trụ sở doanh nghiệp tại chung cư có mục đích chỉ để ở

Pháp luật hiện hành không cho phép sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở doanh nghiệp.

Căn cứ theo Luật Nhà ở 2023, nhà chung cư được chia thành:

• Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.

• Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.

Đồng thời căn cứ Điểm c Khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 quy định các hành vi bị nghiêm cấm:

“c) Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;”

Như vậy nếu doanh nghiệp muốn sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở thì cần xác định rõ là nhà chung cư chứa căn hộ đó thuộc loại nào: nhà chung cư có mục đích để ở hay có mục đích sử dụng hỗn hợp?

• Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.

• Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở là địa chỉ căn hộ chung cư (số phòng, số tòa nhà,…).

3. Quy định về treo biển và hoạt động tại trụ sở

Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

• Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

• Địa chỉ, số điện thoại.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực đầu tư; cụ thể, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính. 

Ngoài ra, khi cơ quan thuế sẽ tiến hành xác minh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và xác định doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, sau một thời hạn nhất định, cơ quan thuế sẽ thực hiện đóng mã số thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bị đóng mã số thuế không được phép xuất hóa đơn, hóa đơn được xuất trong trường hợp này không có giá trị sử dụng.

4. Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác

Đối với những doanh nghiệp hoạt động các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoài việc tuân thủ các quy định nêu trên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp còn phải đáp ứng một số điều kiện theo từng ngành nghề cụ thể. 

Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở như sau:

• Có địa điểm, diện tích, nhà xưởng, trang thiết bị đáp ứng với yêu cầu về dây chuyền sản xuất, loại sản phẩm mỹ phẩm mà cơ sở đó dự kiến sản xuất như đã nêu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm;

• Kho bảo quản nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm phải bảo đảm có sự tách biệt giữa nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm; có khu vực riêng để bảo quản các chất dễ cháy nổ, các chất độc tính cao, nguyên, vật liệu và sản phẩm bị loại, bị thu hồi và bị trả lại.

Việc lựa chọn đúng trụ sở ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, thuận lợi trong quản lý thuế và tạo nền tảng ổn định cho quá trình hoạt động lâu dài.