1. Treo biển hiệu tại trụ sở hoạt động

Việc treo biển hiệu tại trụ sở chính là yêu cầu bắt buộc. Trên thực tế, đây cũng là nội dung thường xuyên được cơ quan thuế kiểm tra trong giai đoạn đầu hoạt động.

• Nội dung biển hiệu:

Theo Khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo 2012 quy định về biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh như sau:

“Điều 34: Biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh

1. Biển hiệu phải có các nội dung sau:

a) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

b) Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

c) Địa chỉ, điện thoại.”

• Quy định về kích thước biển hiệu:

Căn cứ Khoản 3 Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, Việc treo biển hiệu cũng cần đảm bảo một số quy định về kích thước:

“3. Kích thước biển hiệu được quy định như sau:

a) Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;

b) Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.”

Việc không treo biển hiệu hoặc treo không đúng quy định có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị đánh giá là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hoặc đưa vào diện rủi ro thuế và có thể bị khóa mã số thuế.

2. Khắc dấu và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu (dấu tròn, dấu vuông, hoặc loại dấu khác), hoặc có thể chọn sử dụng chữ ký số thay cho con dấu vật lý trong các giao dịch điện tử. 

Mặc dù luật không bắt buộc, trên thực tế, việc sở hữu ít nhất một con dấu vật lý vẫn là cần thiết trong quá trình hoạt động:

• Giao dịch hành chính: Sử dụng khi giao tiếp với các cơ quan nhà nước, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc thực hiện các hợp đồng giấy với đối tác.

• Văn bản nội bộ: Đóng dấu xác nhận các quyết định, nghị quyết nội bộ hoặc biên bản họp.

3. Mở tài khoản ngân hàng 

Doanh nghiệp cần sớm mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để phục vụ cho các giao dịch thanh toán, góp vốn, nộp thuế và giao dịch với đối tác.

Căn cứ Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng:

“ Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.”

Do đó, các khoản thanh toán có giá trị trên 5 triệu đồng bắt buộc phải chuyển từ tài khoản doanh nghiệp. Việc chậm mở tài khoản có thể gây khó khăn trong quá trình vận hành và kê khai thuế sau này.

4. Mua Chữ ký số (USB Token hoặc CKS từ xa)

Doanh nghiệp cần có chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, thay cho chữ ký tay nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

Cụ thể, doanh nghiệp phải dùng chữ ký số khi:

• Kê khai và nộp thuế điện tử theo quy định của pháp luật thuế.

• Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử: Từ 01/07/2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc; nội dung hóa đơn phải có chữ ký số của người bán (và người mua, trừ trường hợp được miễn) để có giá trị pháp lý.

• Giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội: Việc ký điện tử bằng chữ ký số là bắt buộc; doanh nghiệp phải có chứng thư số hợp lệ (cá nhân chưa có chứng thư số có thể dùng mã xác thực theo quy định).

Vì vậy, ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp cần đăng ký và kích hoạt chữ ký số để đảm bảo hoạt động kê khai, hóa đơn và giao dịch điện tử được thực hiện hợp lệ.

5. Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa dịch vụ. 

Đồng thời, Căn cứ Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua,.. 

Vì vậy doanh nghiệp mới thành lập cần chọn mẫu đơn vị cung cấp, thiết lập mẫu hóa đơn và gửi thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế để xuất hóa đơn cho khách hàng.

6. Thiết lập bộ máy kế toán và Bảo hiểm xã hội

Căn cứ Khoản 4 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025 quy định: 

“4. Tổ chức công tác kế toán, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.”

Để đảm bảo tính pháp lý, tránh gặp các rủi ro về thuế và đảm bảo các nghĩa vụ kê khai theo quy định pháp luật. Các doanh nghiệp nên thiết lập bộ máy kế toán cho công ty ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động.

Đồng thời, căn cứ Khoản 5 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025 quy định doanh nghiệp cần thực hiện các chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, việc chậm trễ thực hiện các công việc trên có thể dẫn đến rủi ro bị khóa mã số thuế với lý do "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (căn cứ theo Khoản 3 Điều 36 Nghị định 168/2025/NĐ-CP) hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính. Chủ doanh nghiệp sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện ngay các đề mục trên để tránh gặp các rủi ro không đáng có.